Det ultimata inlägget om veckoplanering – så här gör jag

Det ultimata inlägget om veckoplanering - så här gör jag

Jag har tidigare berättat om boken Få det gjort, där författaren David Allen presenterar den så kallade GTD-metoden (Getting Things Done). Människor världen över upptäcker GTD och anammar den för att skapa mer stress- och ångestfria arbet- och privatliv. Och nu är det dags för mig att visa er hur jag gör min veckoplanering, med inspiration från GTD-metoden, för att få en överklick över min vecka men framför allt känna att jag har lite mer struktur i vardagen.

Min rutin för veckoplanering

Vissa tycker om att börja veckoplanera på måndag morgon men jag föredrar att ha detta klart redan på söndagen. Så varje söndageftermiddag sätter mig vid skrivbordet, plockar fram det jag behöver för att planera och sätter igång. Allt som allt tar det nästan två timmar och då har jag till slut skapat en planering för den kommande veckan.

Jag har ett veckoschema att utgå från – med vissa aktiviteter förutbestämt. Under förmiddagarna är jag som mest effektiv så det som absolut måste bli gjort planerar jag in då – ju tidigare desto bättre! Efter lunchen brukar det ta ett tag att hitta arbetsfokuset igen så då försöker jag att inte ha så ansträngande aktiviteter inplanerade.

Verktyg jag använder mig av vid veckoplanering

Min fysiska kalender
Jag ser min fysiska kalender som ett sätt att, förutom att planera in saker för bestämda tidpunkter i framtiden, blicka tillbaka och se vad som hänt. Här skriver jag ner möten och speciella saker som inte händer varje dag – saker som jag vill komma ihåg, helt enkelt.

Min Google Kalender
Min Google Kalender (som i sin tur består av flera olika kalendrar för olika områden) använder jag för att påminna mig själv om återkommande saker; födelsedagar, träning, tv-serier jag följer, saker som rör företaget (statistik, bokföring och momsdeklaration) osv.

Mina tavlor i Trello
Trello är verktyget där jag har alla projekt som jag måste och vill genomföra (och de deluppgifter/aktiviteter som projekten består av) samlade i olika tavlor – beroende på sammanhang. Det är dessa tavlor jag tittar igenom när jag veckoplanerar och väljer ut vad jag ska fokusera på just denna vecka. Alla mina punkter på listorna i de olika tavlorna har deadlines och jag sorterar dem utifrån förfallodatum.

Veckoöversikt
Denna veckoöversikt blir slutresultatet av planerandet. Här delar jag in dagarna i för- och eftermiddag och placerar ut uppgifter och aktiviteter i den ordning de ska göras. När jag gjort sedan genomfört dem stryker jag över dem.

Så här gör jag min veckoplanering

1. Tittar på hur den förra veckan såg ut
Jag börjar med att kontrollera hur den förra veckoplaneringen ser ut. Det som inte blev gjort och som fortfarande behöver bli gjort måste jag tilldela en ny deadline. Sedan öppnar jag Trello och kollar om uppgifterna/aktiviteterna på listorna fortfarande är aktuella och om det tillkommit något nytt som jag måste fundera ut nästa åtgärd till.

2. Börjar skissa på den kommande veckoplaneringen
På ett tomt A4-papper skissar jag upp alla veckodagar och tittar sedan på listorna i Trello. Större projekt delar jag upp i delmål och placerar ut dem över flera dagar. Jag konkritiserar uppgifterna så mycket som möjligt så jag vet exakt vad som ska göras. Här spelar det ingen roll vilken ordning jag skriver dem eftersom jag skriver rent allt i veckoöversiktet senare.

3. Nu är det dags att renskriva veckoplaneringen
När jag har ett lagom antal punkter för varje dag skriver jag rent planeringen i veckoöversikten i den ordning de ska göras. Det gör att när veckan sedan börjar behöver jag inte fundera på vilken punkt jag ska ta tag i först; det står ju redan i min planering.

Hur planerar ni?

Så där, nu när ni fått veta hur jag veckoplanerar så är jag nyfiken på hur ni planerar. Gör ni, som jag, veckoplaneringar eller skriver ni endast dagliga att göra-listor? Om ni är egenföretagare – har ni något slags schema ni arbetar efter, till exempel olika block av aktiviteter vissa dagar eller blir det lite som det blir?

Ni har väl inte missat att bloggen finns på Bloglovin, Facebook och Instagram? Gå in och prenumerera eller gilla om ni vill läsa fler inlägg om personlig utveckling och psykologi, hälsa och entreprenörskap.

4 reaktioner på ”Det ultimata inlägget om veckoplanering – så här gör jag

  1. Beautiful Life skriver:

    Jätteintressant inlägg! Håller med Sanna här ovan att det är så kul att få en inblick i hur andra planerar! Jag är ju en liten planerings-sucker, men har svårt att hålla i över tid. Kan också bero på att mitt liv oftast är lite spretigt och föränderligt, har nästan aldrig kunnat planera in saker regelbundet, typ som i varje måndag gör jag såhär.

    Just nu har jag satsat på att skapa mig själv lite trygghet och struktur kring morgon och kvällsrutiner. Det har känts väldigt bra att börja och avsluta dagen på bra sätt. Har min Bullet Journal som jag gillar starkt, men även den används lite olika från dag till dag 🙂

    Tack för inspirationen!

    /Anna

    • Caroline skriver:

      Bullet Journal är något jag funderat på men jag får intrycket av att man då sitter och ritar, skissar och planerar för mycket och kanske inte faktiskt gör sakerna man planerar. Jag kommer kanske prova det någon gång i framtiden men just nu är jag ganska nöjd med hur jag planerar.

  2. Sanna skriver:

    Jag älskar att gotta ner mig i andras planering och struktur! Är själv en ordning&reda-tok som skriver kilometerlånga listor inför veckan – känslan i slutet av den, när många (eller helst alla…) punkter är avprickade är underbar. Jag upptäckte nyligen Trello och strukturerar numera min jobbkalender där, likt en redaktionell översikt. Min privata kalender är desto luftigare nu när jag bytt från frilans till fast, men känslan av att vilja ha koll och kontroll är densamma. 🙂

    • Caroline skriver:

      Jag älskar Trello! Den där kalenderfunktionen använde jag först bara när jag planerade kommande blogginlägg men nu har jag flera andra tavlor också där jag använder den. Sen gillar jag också att kunna välja olika färgetiketter för att sortera korten i tavlorna bättre.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

tre × 1 =